Hubungan masyarakat (public relation) adalah sebuah proses komunikasi strategis yang digunakan oleh pihak baik individu, perusahaan, atau organisasi guna membangun suatu hubungan yang saling menguntungkan dengan masyarakat.
Humas mempunyai peranan yang sangat penting pada pertumbuhan suatu perusahaan atau organisasi. Pada dasarnya, semua orang memerlukan public relation karena humas merupakan suatu usaha yang sosialis dalam berhubungan dengan masyarakat luas yang memiliki banyak keuntungan seperti membuat perencanaan pendanaan atau mencari investor, sebagai pertumbuhan bisnis dan peluncuran produk terbaru serta mendorong ekspansi internasional dan mencapai fase puncak suatu organisasi atau perusahaan.
Pandemi covid-19 membawa pengaruh yang sangat besar sekali khususnya dalam bidang kehumasan ini. Dengan adanya pandemi menjadikan banyak organisasi dan perusahaan menjadi krisis. Sebagai seorang public relation harus memiliki strategi dalam mengatasi setiap krisis yang terjadi dan harus fokus terhadap variabel yang dapat dikontrol dan dikendalikan. Kedatangan covid-19 ini merupakan sebuah krisis yang tidak dapat dikontrol, untuk itu ada variabel yang dapat dikontrol oleh seorang public relation contohnya seperti dengan merancang strategi komunikasi di masa pandemi covid-19 ini.
Informasi yang disampaikan oleh seorang public relation harus benar, berdasarkan data, dan dapat dipertanggung jawabkan serta harus akurat. Karena informasi yang disampaikan oleh public relation adalah faktor terpenting dan merupakan kunci dalam menghadapi era covid-19.
Strategi komunikasi menjadi sebuah peran yang sangat penting bagi seorang public relation dalam mengatasi krisis pandemi saat ini, seorang public relation diharuskan memiliki konsep yang sangat matang dalam merealisasikan terhadap seluruh data dan fakta dalam menyampaikan informasi untuk disampaikan kepada masyarakat luas.
Pesan dan informasi yang disampaikan tersebut haruslah tepat dan relevan dengan situasi pandemi saat ini. Penyampaian pesan dan informasi yang baik dan benar serta tepat merupakan peran dan tanggung jawab seorang public relation dalam membangun reputasi dan menciptakan citra yang positif manajemen yang didasarkan kepada analisis terhadap pengaruh yang kuat dari lingkungan, apa efek dan dampaknya terhadap publik baik itu internal maupun eksternal.
Untuk hubungan dengan public jnternal dikenal dengan istilah internal relations yaitu ketika semua aktivitas humas ditujukan kepada public internal yang terdiri dari orang-orang yang terkait langsung contohnya di sebuah perusahaan yaitu karyawan, keluarga karyawan, pemegang saham sampai kepada eksekutif puncak. Adapun untuk hubungan dengan public eksternal atau yang dikenal dengan istilah external public adalah ketika semua aktivitas humas ditujukan kepada pihak eksternal seperti kalangan pers, pemerintah dan masyarakat di luar perusahaan yang memerlukan informasi atau penerangan melalui aktivitas publisitas oleh humas atau public relation.
Selain strategi komunikasi di atas, ada beberapa strategi yang juga dapat dilakukan oleh seorang public relation untuk menghadapi krisis di masa pandemi saat ini, yaitu strategi pendekatan. Strategi pendekatan ini dapat membentuk budaya baru (new cultural) yang unsur yang pertama adalah ketersediaan (availability) yang menjelaskan bahwa seorang public relation harus siap dihubungi dimana saja dan kapan saja.
Selanjutnya unsur Sensitivitas (cencitivity) yang menjelaskan bahwa seorang public relation diharuskan mampu menyampaikan pesan dengan hati dan penuh empati apalagi pada masa pandemi ini, berikutnya yaitu unsur pembaruan teknologi ( technology update) yang menjelaskan bahwa seorang public relation untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi sehingga dapat menyampaikan pesan dan informasi secara lebih efektif dan efisien.
Yang terakhir adalah unsur kreativitas tak terbatas (creativity beyond limits) menjelaskan bahwa menjadi seorang public relation dituntut harus mampu berpikir kreatif serta inovatif dalam mencari solusi dari sebuah permasalahan yang ada baik dari dalam maupun dari luar instansi atau perusahaan.
Pada masa pandemi seperti sekarang ini seorang public relation harus memiliki empat langkah strategis humas dalam melaksanakan kegiatannya. Langkah pertama yaitu fack finding and feedback (riset penemuan fakta) tahap ini dinamakan dengan tahapan analisis situasi, pada tahapan ini dilakukan penemuan fakta di lapangan atau hal-hal yang berkaitan dengan opini, sikap, dan reaksi public dengan kebijaksanaan pihak organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Pada tahapan ini yang paling diperlukan seorang public relation adalah kepekaan humas dalam mendengarkan dan menemukan fakta yang berhubungan dengan kepentingan organisasi. Langkah kedua adalah planning and programing, pada tahapan seorang public relation harus mengatur perencanaan dan penyusunan program kerja merupakan upaya yang dilakukan untuk menentukan langkah selanjutnya yang sejalan dengan kepentingan public. Ketiga, action and comnunicating, pada tahapan ini seorang public relation harus bisa melakukan tindakan berdasarkan rencana matang yang sudah dibuat. Tindakan ini dilakukan sesuai fakta yang ada sehingga dapat menyampaikan pesan efektif yang bisa berpengaruh terhadap public. Keempat, yaitu evaluation.
Evaluasi adalah tahap penilaian hasil dari riset awal hingga perencanaan program, serta keefektifan dari proses manajemen dan bentuk komunikasi yang digunakan. Tahapan terakhir ini disebut juga sebagai action and comnunicating, pada tahapan ini seorang public relation harus bisa melakukan tindakan berdasarkan rencana matang yang sudah dibuat. Tindakan ini dilakukan sesuai fakta yang ada sehingga dapat menyampaikan pesan efektif yang bisa berpengaruh terhadap public.
Keempat, yaitu evaluation (Evaluasi) adalah tahap penilaian hasil dari riset awal hingga perencanaan program, serta keefektifan dari proses manajemen dan bentuk komunikasi yang digunakan. Tahapan terakhir ini disebut juga sebagai tahap penafsiran hasil kerja. Keempat tahap ini sangat penting sekali dilakukan dan saling berkaitan antara yang satu dengan yang lain.
Bila terjadi suatu kendala atau ketidakcocokan dan salah penerapan, maka dapat diperkirakan dan diduga bahwa hadil kegiatan, pelaksanaan program kerja humas sampai penilaian hasilnya tidak signifikan untuk pengambilan keputusan yang tepat, itulah pentingnya strategi humas pada masa pandemi covid 19 saat ini.
Begitu pada proses pembelajaran disekolah wabah ini telah menciptakan pola kehidupan baru di dunia pendidikan terutama dengan semuanya berbasis online baik dalam lingkup proses kerja, jual beli barang dan juga proses mengajar terutama. Disini menjadikan sekolah harus memiliki strategi baru untuk melakukan promosi sekolah yang bertujuan untuk meningkatkan citra sekolah.
Sekolah dapat menggunakan peluang media sosial serta peran humas itu sendiri dalam meningkatkan citra sekolah di era pandemi covid 19 ini. Penerapan pembelajaran daring dengan metode pendidikan jarak jauh membuat banyak orang tua merasa pendidikan yang diterima anaknya kurang efektif. Namun karena keadaan menuntut untuk melakukan jaga jarak saat ini hingga waktu yang belum bisa ditentukan menjadikan pembelajaran daring atau memanfaatkan media sosial sangat diperlukan.
Namun tidak hanya menggunakan media sosial untuk strateginya diperlukan, dukungan kepala sekolah sebagai pemimpin dalam mengambil keputusan yang tepat dan juga SDM guru yang memadai untuk proses promosi dimasyarakat serta guru yang mampu menggunakan media teknologi yang bisa mengelola website dan aplikasi terbaru dalam smartphone.
Merujuk dari beberapa tokoh dapat disimpulkan bahwa humas adalah kegiatan yang berlangsung secara tersusun, terprogram dan berkelanjutan, serta dilakukan oleh orang yang ahli dalam tata kelola komunikasi yang baik sehingga dapat menciptakan citra positif di masyarakat.
Kegiatan humas pada sekolah tidak hanya meliputi hubungan sekolah dengan orang tua siswa saja, akan tetapi harus menjalin komunikasi dengan masyarakat luas seperti menjalin relasi dengan masyarakat sekitar sekolah dan juga pemerintahan. Sebab kegiatan humas bisa berjalan dengan baik karena adanya jalinan komunikasi kerja sama yang di bentuk dengan seluruh lapisan masyarakat.
Dalam masa pandemi ini humas menjadi salah satu harapan dalam meningkatkan citra sekolah sehingga humas harus menciptakan strategi yang tepat dan efektif untuk memperoleh hasil yang maksimal dan sesuai harapan masyarakat. Peran humas disekolah ini adalah untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, dengan strategi yang tepat seperti melakukan kegiatan promosi dan menciptakan citra yang baik di era pandemi ini dengan memanfaatkan media sosial.
Karena adanya pandemi ini permasalahan di masyarakat yaitu adanya penerapan social distancing. Dimana social distancing ini bertujuan untuk mengurangi kegiatan kontak fisik antar sesama masyarakat namun dalam pembatasan tersebut tidak ada aturan dari pemerintah ataupun WHO tentang pembatasan bersosialisasi dengan metode tanpa bertatap muka sebab itu humas memiliki peran penting dalam era pandemi ini.
Seorang PR harus siap untuk ditempatkan dalam setiap kondisi. Sebagai PR profesional tentunya harus memiliki strategi dalam mengatasi setiap krisis yang terjadi. New approach (pendekatan baru) yang efektif perlu dilakukan agar tercipta suatu strategi yang tepat.
Terdapat beberapa strategi pendekatan baru yang dapat dilakukan oleh seorang PR dalam menghadapi krisis khususnya di masa pandemi saat ini. Nah, strategi pendekatan yang tepat ini akan menimbulkan dan membentuk new culture (budaya baru). Adapun beberapa aspek budaya baru seorang praktisi PR adalah accessibility, availability, sensitivity, technology update, dan creativity beyond limits.
Yang pertama Accessibility (aksesibilitas) dan availability (ketersediaan) menjelaskan bahwa seorang PR harus dapat dan siap untuk dihubungi kapan saja dan di mana saja. Karena beberapa krisis tidak dapat kita hindari, jadi PR harus siap sedia.
Sedangkan yang kedua yaitu sensitivity (sensitivitas) menjelaskan bahwa PR harus mampu menyampaikan pesan dengan hati dan empati. Apalagi di kondisi pandemi saat ini, PR harus dapat membawa kesejukan dan menjaga dinamika informasi positif di masyarakat. Unsur yang ketiga adalah technology update (pembaruan teknologi) menjelaskan bahwa saat ini kita telah memasuki era digital yang serba modern.
Seorang PR dituntut untuk dapat selalu mengikuti perkembangan teknologi sehingga dapat secara efektif dan efisien ketika menyampaikan pesan informasi. Dan aspek yang terakhir adalah creativity beyond limits (kreativitas tak terbatas), yang menjelaskan bahwa menjadi seorang PR harus mampu berpikir kreatif untuk mencari solusi atas permasalahan yang ada baik di internal maupun eksternal instansi/perusahaan.
Kondisi pandemi Covid-19 ini membawa banyak perubahan dalam dunia kehumasan/PR. Menjadi profesi PR harus mampu dan siap untuk menghadapi segala tantangan baik yang terlihat maupun yang kasat mata. PR juga harus mampu beradaptasi dengan segala perubahan yang ada agar dapat mengatasi setiap permasalahan.
Dengan memahami kondisi dampak akibat pandemi Covid-19, PR harus berkontribusi dan berperan aktif dalam proses adaptasi kebiasaan baru. Lakukan penyesuaian strategi dan tujuan komunikasi, menentukan kembali core value dalam komunikasi, menjawab kekhawatiran secara internal maupun eksternal dengan mensosialisasikan kebijakan yang diambil untuk penyesuaian kebiasaan baru di lingkungan kerja menjadi praktik komunikasi internal yang bisa kita lakukan.
Kegiatan komunikasi dalam situasi saat ini juga harus mampu menarik khalayak. Menggunakan dan memaksimalkan platform media yang baru, penggunaan media baru ini haruslah tepat dengan khalayak sasarannya.
Public Relations di masa pandemi adalah menjaga dan membangun reputasi serta citra positif perusahaan melalui pengelolaan dan pemantauan informasi serta komunikasi terstruktur. Pada aspek internal relations, PR mengelola sistem komunikasi internal serta memfasilitasi saluran komunikasi internal. Pada media relations, PR beradaptasi bagaimana menjalin hubungan dengan media dan memonitor pemberitaan dengan cara baru.
Dalam aspek brand communication, menyusun konsep komunikasi dan menjalin komunikasi melalui ranah digital melalui berbagai kampanye digital. Kerja sama dan hubungan dengan pemerintah juga perlu diperkuat, menjalin hubungan dengan pemerintah dan memberikan bantuan berupa donasi penanganan Covid-19 ini. Humas dalam adaptasi kebiasaan baru harus melakukan penyesuaian. Buat strategi komunikasi yang relevan dengan situasi pandemi Covid-19.
Penulis: Dr. Hj. Demina., MPd., Firman MPd., Juwita Mela Sari, Indriani Azani Putri
*Mahasiswa dan Dosen IAIN Batusangkar*
