Gudang tempat penyimpanan arsip milik Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh, di Kubu Gadang Payakumbuh Utara, nyaris penuh. Semua arsip berupa buku dan lembaran-lembaran kertas itu, tersimpan dalam karung plastik. Sebuah pemandangan yang kurang enak untuk dilihat. Jika diperlukan mendadak, arsip itu akan susah dicari.
Tapi, pemandangan yang kurang indah itu dalam enam bulan ke depan, akan hilang. Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Payakumbuh, Drs. H. Zulrefri, menggaransi, seluruh arsip itu akan masuk dalam data base yang ada di kantornya. “Kita akan maksimalkan, dalam enam bulan ke depan, seluruh arsip manual itu akan disimpan dalam bentuk file-file dan kepingan CD, pada alat elektronik Arsip Digital,” sebut Zulrefri di Payakumbuh, Minggu (26/1).
Dengan adanya arsip berbasis elektronik ini, seluruh SKPD akan punya sistem penataan pengarsipan yang benar. Seluruh arsip fisik yang telah di-alihmedia-kan dan dianggap penting untuk disimpan, seperti dokumen kontrak asli (original), akan terdokumen dengan baik di Kantor Arsip dan Perpustakaan.
Ke depan, kata Zulrefri, Pemko harus memikirkan kantor yang representatif buat Kantor Arsip dan Perpustakaan. Pasalnya, kantor yang ada sekarang di komplek DPRD di Jalan Sukarno-Hatta Payakumbuh, belum layak untuk kantor arsip dan perpustakaan umum. Bangunan yang ditempati itu, tambahnya, eks kantor Dinas Kesehatan yang dipakai bareng dengan organisasi lain, seperti Sekretariat Usaha Kesehatan Sekolah, Sekretariat Komisi Penanggulangan HIV/AIDS dan Komisi Perlindangan Anak Indonesia.
