Menyongsong era informasi digital, Kota Payakumbuh melalui Kantor Arsip dan Perpustakaan berupaya mencapai Kota yang siap dengan perkembangan teknologi ini. Namun, informasi digital ini dapat diraih melalui dasar yang kuat, berupa manajemen kearsipan yang mumpuni. Manajemen arsip yang efektif lagi efisien. Untuk itu, dibutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten dalam mengelola arsip-arsip yang dimiliki Pemko Payakumbuh. Bekerjasama dengan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumbar, Kantor Arsip dan Perpustakaan (KAP) Payakumbuh menggelar Bimbingan Teknis Penataan Kearsipan di Aula Balai Kota Bukik Sibaluik selama 3 hari yakni 30 Maret – 1 April 2015.
Menurut Asisten II Amriul Dt. Karayiang, saat membuka Bimtek ini, Manajemen Kearsipan yang efektif dan efisien menjadi sebuah keharusan dalam mengelola aset dokumen negara. Terlebih lagi dalam periode keterbukaan informasi seperti sekarang ini. Seperti halnya di Kota Payakumbuh yang sedang menyongsong era informasi digital. ”Kota Payakumbuh melalui SKPD harus siap dengan era ini. Untuk itu dibutuhkan SDM yang mempunyai dasar-dasar tentang mengatur arsip sesuai dengan Perwako no. 48 Tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Kota Payakumbuh” ujar Amriul.
Selain itu, tambah Amriul, sesuai dengan visi dan misi Walikota Payakumbuh, kemajuan teknologi menjadi pertimbangan untuk menjadikan arsip dalam bentuk digital. Sehingga bisa menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja yang lebih maksimal. ”Payakumbuh siap menjadi Kota dengan pengelolaan Arsip secara digital. Tentunya dengan sarana dan prasarana yang memadai” kata Amriul lagi.
Dikatakan oleh Drs. Zulrefri, Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Payakumbuh, bimtek ini ditujukan bagi seluruh SKPD yang berada di lingkungan Pemko. Setiap SKPD diminta untuk mengirimkan satu orang perwakilan yang nantinya akan dibina menjadi Pengelola Arsip yang handal. Jumlah peserta sebanyak 40 orang. ”Anggapan umum selama ini, arsip lebih cenderung dianggap sebagai sampah yang hanya membuat lemari penuh. Padahal, dari sebuah arsip yang kita miliki, dapat dijadikan acuan dalam mengambil kebijakan pembangunan maupun bahan pertimbangan untuk rencana kedepan” ujar Zulrefri.
Salah-salah mengurus arsip, bisa fatal akibatnya. Walaupun terlihat remeh dan biasa, namun bisa berbahaya apabila disalahgunakan. ”Bayangkan saja, arsip Negara yang bersifat rahasia jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab. Negara dapat terancam yang berimbas pada keselamatan masyarakat sendiri. Untuk itu, mari kita kelola arsip-arsip pemerintah ini dengan bijak dan baik” ujar Zulrefri menambahkan.
Selama tiga hari kedepan, 40 orang peserta akan dibekali mengenai alur arsip mulai dari penciptaan arsip, distribusi arsip, pengolahan, penyimpanan arsip sampai pemusnahan arsip. Sebagai narasumber, Kantor Arsip dan Perpustakaan mengundang pakar di bidang manajemen kearsipan yang berasal dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumbar. Mereka yaitu Alfiandri, SS (Kabid. Pembinaan SDM dan Sistem Kearsipan), Hayati Saad, BA (Kasubid. Pembinaan SDM), Yenni Fitria, SE (Kasubid. Pengelolaan Arsip In Aktif), Kiswati, SS, MPA (Kasubid. Pengelolaan Arsip In Aktif).
